Jak dystrybuować e-faktury?

Od pewnego czasu przedsiębiorstwa podczas swojej pracy coraz częściej wykorzystują faktury oraz innego rodzaju dokumenty w formie elektronicznej. Ich wykorzystywanie w praktyce wiąże się z wieloma różnymi zaletami. Jedną z najbardziej istotnych z punktu widzenia różnych przedsiębiorstw, jest ułatwiona dystrybucja cyfrowych dokumentów.

Dystrybucja e-faktur – co warto o niej wiedzieć?

Warto wspomnieć również o znacznie ułatwionej w praktyce ich archiwizacji. To jednak błyskawiczna dystrybucja e-faktur jest uważana za ich zdecydowanie największa zaletą, wpływająca w znacznym stopniu na usprawnienie pracy przedsiębiorstw i możliwość znacznych oszczędności czasu. Faktura elektroniczna to tak naprawdę plik elektroniczny, który może być zapisany w różnych formatach, najczęściej jednak w formacie PDF. Taka forma elektronicznych faktur powoduje zaś, że można je niezwykle wygodnie dystrybuować. Dopuszczalne jest albo wysłanie ich maile, albo też korzystając z platformy do wymiany plików, między poszczególnymi podmiotami. Taka ułatwiona w znacznym stopniu forma dystrybucji e-faktur, nie musi się jednak odbijać na ich bezpieczeństwie. Bardzo wygodną i zapewniającą bezpieczeństwo opcją jest zaszyfrowanie takich dokumentów cyfrowych. W takim przypadku, aby móc do niego uzyskać dostęp, konieczne jest podanie odpowiedniego hasła. W bezpośrednim związku z łatwą dystrybucją e-faktur jest jednak również bardzo prosta możliwość ich wyszukiwania, oraz także archiwizacji. Jest to bardzo ważne, gdyż dokumenty elektroniczne przechowywane być muszą w okresie pięciu lat od momentu zakupu towaru bądź usługi, którego zakup potwierdzają. E-faktury muszą być zaś bardzo często udostępniane do wglądu podczas różnego rodzaju kontroli, na przykład urzędu skarbowego, w danej firmie. Z całą pewnością możliwość przesłania faktury na inny komputer, bez konieczności jej drukowania jest bardzo wygodną opcją.

Inna kwestią pozostaje szybkie przenoszenie faktur fizycznych na elektroniczne nośniki. Jedną z bardziej wygodnych oraz częściej wykorzystywanych w takiej sytuacji form przenoszenia faktury, to jej skanowanie. Przy użyciu odpowiednich programów komputerowych, możliwe jest odtworzenie znajdujących się na fakturze danych, bez konieczności ich przepisywania. Faktury w formie elektronicznej to coraz częściej wykorzystywana ich forma. Wynika to z faktu, że takie faktury przede wszystkim, można znacznie wygodniej dystrybuować. Istotne jest również to, że faktury takie zapewniają również odpowiedni poziom bezpieczeństwa, dzięki możliwości ich zabezpieczenia za pomocą odpowiedniego hasła.

Więcej o e-fakturach znajdą Państwo na www.greenpost.pl – zapraszamy!